Es gibt kein Web-Projekt, das genau so umgesetzt wird wie anfangs geplant. Während der Umsetzung ergeben sich immer noch mehr oder weniger viele Dinge, die zum Teil vorher nicht absehbar waren, zum Teil einfach nicht bedacht wurden. Damit die Kosten aber nicht in den Himmel wachsen und die Teammotivation nicht in den Keller geht, sollten Sie diese Änderungen aktiv managen.
Konsequenzen früh definieren
Sind Sie der Auftragnehmer, halten Sie am besten schon im Angebot fest, wie mit nachträglichen Änderungswünschen umgegangen wird, damit Sie die Folgen nicht alleine ausbaden müssen. Verspätete Änderungen am Konzept haben vor allem Auswirkungen auf
- Kosten und
- Termine.
Sie können für alle Konzepte (Grob-, Fein- und Designkonzept) eine feste Zahl von Überarbeitungsschritten festlegen, zum Beispiel zwei Runden. Das heißt, der Auftraggeber darf das fertige Konzept zweimal mit Änderungswünschen zurückgeben, die der Auftragnehmer dann einarbeitet. Darüber hinaus gehende Änderungen sind zunächst nicht vorgesehen.
Falls dennoch mehr Änderungen nötig sind oder Dinge geändert werden, die in einem bereits abgenommenen Konzept festgelegt waren, können Sie als Auftragnehmer den Zeitplan nach hinten verschieben und zusätzlich entstehende Kosten in Rechnung stellen.
Tritt dieser Fall ein, erstellen Sie jeweils ein Angebot (Nachtrag), das der Auftraggeber annehmen kann oder auch nicht. Nimmt er es nicht an, wird das Projekt ohne weitere Änderung nach dem bisherigen Zeitplan fortgesetzt.
Ist dieses Vorgehen im Vertrag festgeschrieben, weiß der Auftraggeber von Anfang an, was auf ihn zukommt, wenn er solche Änderungen verlangt – für beide Seiten die beste Lösung. Erklären Sie aber möglichst auch, warum solche Änderungen so viel Aufwand erfordern, denn oft scheinen sie für den Laien nur sehr wenig Arbeit zu bedeuten. Sie hören dann etwas wie „Diesen kurzen Text zu ändern, kann doch nicht so lang dauern?!“.
Der Auftraggeber hat eine Mitwirkungspflicht bei der Umsetzung. Er muss die Informationen und Materialien bereitstellen, die Sie zur Umsetzung brauchen. Und er muss die Dinge abnehmen, die Sie ihm vorlegen. Bei Kunden, bei denen Sie langwierige Abnahmeprozesse befürchten, sollten Sie eventuell Abnahmefristen ins Angebot aufnehmen. Beispielsweise können Sie festschreiben, dass spätestens nach jeweils zwei Wochen eine schriftliche Abnahme der Konzepte vorliegen muss. Falls das nicht der Fall ist, können Sie entweder das Konzept im Angebot als abgenommen definieren und damit weiterarbeiten. Oder Sie legen fest, dass sich der Abgabetermin entsprechend nach hinten verschiebt.
Das alles klingt etwas formalistisch, erspart Ihnen aber viel Ärger. Mit etwas Fingerspitzengefühl können Sie diese Dinge fast jedem Auftraggeber vermitteln. In einer frühen Phase ist das auch deshalb meist leichter als gedacht, weil jeder meint, bei ihm kämen ohnehin keine Verzögerungen oder Änderungswünsche an abgenommenen Konzepten vor.
Umgang mit Änderungswünschen
Generell müssen Sie als Auftragnehmer immer daran denken: Es ist normal und wichtig, dass der Auftraggeber Änderungen an den Konzepten vornimmt – schließlich muss er letztendlich mit der Site zufrieden sein.
Leider auch alltäglich ist, dass manche Änderungswünsche an Dingen, die längst abgenommen sind, vom Auftraggeber sehr spät während der Umsetzung vorgebracht werden. Als Auftragnehmer neigt man dazu, sich darüber zu ärgern. Doch meist sind die Auftraggeber es nicht gewohnt, mit solchen Konzepten für Websites zu arbeiten, und verstehen manches erst, wenn sie es sehen – so gut Sie die Dinge vorher auch erklärt haben mögen. Manchmal kommen die besten Ideen aber auch einfach erst sehr spät.
Sehen Sie Änderungswünsche daher grundsätzlich positiv, als Chance, ein gutes Produkt noch weiter zu verbessern. Ärgern Sie sich nicht über die Änderungswünsche, auch wenn es manchmal schwer fällt. Hören Sie sich zunächst einfach einmal an, was der Auftraggeber will. Diskutieren Sie dann mit ihm den Grund für seine Änderungswünsche. Oft lässt sich gemeinsam eine Lösung finden, die mit wenig Arbeit erreicht werden kann und dennoch beide Seiten zufrieden stellt.
Dokumentation der Änderungen
Um den Überblick zu behalten, was wann warum von wem geändert wurde, brauchen Sie ein System. Es ist bei manchen Dateien sinnvoll, Versionsnummern zu vergeben. Das gilt für alles, was sich öfters ändert – Grafiken etwa, die immer wieder überarbeitet werden, oder auch Textdokumente wie das Feinkonzept. Meist wird es während der Produktionsphase mehrfach geändert – ohne jede Dokumentation. Alle Beteiligten müssen aber wissen, was die aktuellste Version ist. Und wenn Sie für das Projekt verantwortlich sind, sollten Sie außerdem den Überblick darüber behalten, wann welche Version an wen geschickt wurde.
Bei Grafiken und insbesondere bei HTML- und Code-Dateien kann ein Asset-Management-System die Verwaltung der Versionen übernehmen – es verfolgt dann alle Änderungen an jeder Datei mit und archiviert alle alten Versionen (s. benutzerfreun.de-Newsletter vom Dezember 2005). Bei Konzepten allerdings ist es in jedem Fall sinnvoll, die Versionen selbst mitzuverwalten. Denn das System weiß nicht, welche Version des Konzepts weitergegeben wurde an Teammitglieder oder an den Auftraggeber.
Sie können beispielsweise alle Versionen als Kopie in ein eigenes Verzeichnis speichern und in einer einfachen Datei dokumentieren, was die einzelnen Versionen auszeichnet und wann sie an wen verschickt wurden. Damit passiert es Ihnen nicht mehr, dass der Kunde Änderungswünsche schickt, die sich auf Passagen einer alten Version des Feinkonzepts beziehen, die Sie nicht finden können, weil sich etwa die Seitenumbrüche geändert haben.
Eine weitere günstige und noch weniger aufwändige Technik ist, am Anfang jeder Konzeptversion eine knappe Versionsgeschichte einzufügen, aus der hervorgeht, was jeweils geändert wurde und wie der Status des Konzepts ist. Das ist mittlerweile meine Lieblings-Technik. Dazu setze ich ganz an den Anfang des Dokuments eine Überschrift „Versionsgeschichte“, darunter folgen als Unterüberschriften alle Versionen mit Nummern und Erstellungsdatum. Darunter jeweils steht, wozu diese Version dient, was sich gegenüber der vorigen geändert hat, ob bzw. wann sie abgenommen wurde und an wen sie verschickt wurde.
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(c) Jens Jacobsen 2007
Bei Weiterleitung oder Zitat bitte Quellenangabe („Quelle:
benutzerfreun.de-Newsletter März 2007“).
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