Kommunikation im Team – Tools & Tipps – Newsletter 2019/8

Chaotische Web-Projekte kennen wir alle. Wenn wir Glück haben, kennen wir sie nur aus Erzählungen von Kollegen. Vor allem, wenn das Chaos zum Scheitern des ganzen Projekts, zu einem oder gar mehreren kompletten Neuanfängen führt. Oder zur Kostenexplosion und Verzögerungen von Monaten bis hin zu Jahren. Ein Teil des Problems ist fast immer mangelhafte Organisation und Probleme bei der Kommunikation.

Damit Ihnen solch ein Albtraum erspart bleibt, im Folgenden ein paar Tipps zur Organisation.

Die gute alte Zeit der Website-Entwicklung

Vor einiger Zeit sahen die meisten kleinen und mittleren Website-Projekte so aus: Ein Konzepter entwickelte mit dem Auftraggeber/Betreiber/Chef ein Grob- und dann ein Feinkonzept für die Website. Idealerweise mit Nutzerforschung, Zielgruppen-Analyse und Festlegung der Betreiber-Ziele für die Site. Dann kam ein Grafikdesigner ins Team und es entstanden in mehr oder weniger enger Zusammenarbeit mit dem Konzepter Layouts für die Seiten. Die gingen dann an den Programmierer, und der erstellte daraus HTML, CSS und JavaScript und/oder legte die Site in einem Content Management System (CMS) an.

So etwas kommt auch heute noch vor, vor allem bei kleineren Sites. Das kann auch in Ordnung sein, z.B. für eine Web-Visitenkarte für einen Anwalt über den Bäcker, Frisör, Schuster bis hin zum Zahnarzt.

Die schöne neue Zeit der Website-Entwicklung

Das beschriebene lineare Vorgehen ist etwas zu Unrecht in Verruf gekommen – als „Wasserfall-Entwicklung“. Denn heute wollen alle agil arbeiten. Und ein wichtiger Teil der agilen Entwicklung ist das Arbeiten in Zyklen, in Iterationen. Wir entwickeln nicht einfach alles am Stück, sondern in vielen kleinen Stückchen. Die können wir dann zwischendrin immer wieder testen und verfeinern.

Diese Methodik hat die Programmierung revolutioniert und bei größeren Projekten will kein Mensch heute mehr anders arbeiten (– ob das dann immer so passiert, steht auf einem anderen Blatt und die Diskussion darüber würde diesen Beitrag sprengen).

Wasserfall-Modell Webentwicklung
Beim Wasserfall-Modell wird jeder Schritt abgeschlossen, bevor der nächste beginnt.

Bei kleinen Projekten mit wenig Programmierung und vor allem mit wenigen Beteiligten und klarem Ziel wie klarer Zielgruppe ist das klassische Vorgehen nach dem Wasserfall-Modell aber in Ordnung. Nennen Sie es nur nicht so, sonst bekommen Sie abschätzige Blicke.

Aber in den meisten anderen Fällen rate auch ich vom Wasserfall-Modell ab. Fast alle Auftraggeber wissen beim Projektstart noch nicht genau, was sie brauchen. Oft wissen sie, was sie wollen – aber das ist nicht das Gleiche. Meist muss man sich Schritt für Schritt von der Zieldefinition über die Zielgruppendefinition und die Wünsche wie Bedürfnisse der Nutzer herantasten an die ersten Konzeptionsschritte. Und wenn man die ganze Entwicklung in Iterationen angeht, ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt am Ende erfolgreich ist, unvergleichlich viel größer.

Bei der Arbeit nach dem Wasserfall-Prinzip war die Zusammenarbeit einfacher: Die ganze Dokumentation ging auf einmal vom Grafikdesigner zum Entwickler. Der erstellte dann HTML, CSS und JavaScript. Manchmal sah der Designer sich das Ergebnis nicht einmal an, er war schon im nächsten Projekt.

Heute sieht das anders aus. Auch gibt es inzwischen UX-Designer. Manche von ihnen machen gar kein Grafikdesign, nur das Design – die Konzeption – der UX. Also die Konzeption dessen, was der Nutzer erfährt, wenn er die Website nutzt. Selbst wenn es klassisch Konzepter und Grafikdesigner gibt im Projekt, ist die Zusammenarbeit heute ganz anders. Sie ist enger und länger.

Tipps für die bessere Zusammenarbeit im Web-Team

Bei dieser Zusammenarbeit im Team helfen eine Menge Methoden, Programme und Dienste. Die Auswahl ist schier unüberschaubar und jede Woche scheint ein anderer Dienst wieder das Ding zu sein, ohne das man nicht mehr arbeiten kann.

Daher meine ganz persönliche Zusammenstellung von klassischen und neuen Tools, auf die ich in meinen Projekten nicht verzichten möchte. Über weitere Tipps in den Kommentaren auf dem Blog freue ich mich!

Kommunikation

Der wichtigste Baustein für ein erfolgreiches Team ist die gute Kommunikation. Leider gibt es hierfür kein Patentrezept. Denn jedes Team tickt anders. Meine Empfehlung ist, sich darauf einzustellen, was an Kommunikationswegen bei den meisten Teammitgliedern etabliert ist. Immer häufiger ist es Slack. Bei diesem Chat-Dienst können alle Informationen zu einem Projekt zusammenlaufen. Jeder, der will, kann das dann dort nachverfolgen, aber er muss es nicht. Alles steht und fällt aber mit einer guten Etikette. Denn wenn die Kommunikation nicht geordnet in den jeweiligen Kanälen ist oder einfach immer jeder über alles benachrichtigt wird, dann verliert selbst dieses Tool seinen Sinn. 

Screenshot Slack
Slack sieht einfach aus, ist aber mächtiger, als man meint. Der Hauptnutzen ist aber, dass die meisten es gern nutzen und daher miteinander sprechen.

Andere Teams arbeiten mit Skype und nutzen das nicht nur zum Sprechen bzw. für Videokonferenzen. Sie nutzen es auch, um ihre Verfügbarkeit anzuzeigen (im Status-Feld) und um zu chatten.

Schließlich gibt es noch die gute alte E-Mail. Die funktioniert für mich persönlich immer noch gut – wobei es viele Kollegen gibt, die halten das für altmodisch. Aus meiner Sicht funktioniert E-Mail für viele nicht, weil sie zu viele Kontakte haben, die die E-Mail-Etikette nicht kennen bzw. sich nicht daran halten. Das kann bei Slack auch passieren, lässt sich dort aber vielleicht leichter in den Griff bekommen.

Ich kenne auch Unternehmen, die nutzen Projekt-E-Mail-Accounts. Das bedeutet, jeder, der eine Mail zu einem bestimmten Projekt bekommt oder schreibt, verschiebt dieses zu dem Projekt-Account. Dank IMAP haben dann alle anderen im Team ebenfalls Zugriff zu dieser Mail, inklusive der Anhänge. Sehr charmant, weil ganz ohne Zusatzinstallation und weitere Software nutzbar.

Wo wir schon beim Thema altmodisch sind: Unterschätzt ist meiner Meinung nach auch die Wand. An der Wand hängen bei mir Personas, Wireflows, Scribbles, Mockups und andere Ergebnisse aus den Projekt-Workshops. Das ist eine ganz subtile und hoch effiziente Methode, allen im Team den aktuellen Stand des Projekts und die Grundlagen dafür vor Augen zu führen.

Post-Its an der Wand
Nicht nur für Post-Its eignet sich die Wand wunderbar. Auch Personas und andere Workshop-Resultate gehören hierher.

Ebenso ein wichtiger Teil der Kommunikation ist der regelmäßige Austausch. Um so wichtiger, wenn man nicht im selben Raum sitzt, also keine gemeinsame Wand hat. Bei großen Projekten bietet sich ein Stand-up-Meeting an (manchmal auch daily genannt, weil es bei der Entwicklung nach Scrum daily, also täglich stattfindet). Weniger wichtig ist dabei, dass man tatsächlich steht – gerade bei verteilt arbeitenden Teams ist das egal, weil die meisten Teilnehmer dann an ihrem Schreibtisch sind. Wichtig ist, dass das Meeting regelmäßig stattfindet, kurz ist (15 Minuten haben sich bewährt), und dass keine langen Diskussionen geführt werden. Die werden bei Bedarf in zusätzliche Meetings vertagt. Ein Moderator sollte für Disziplin sorgen, so dass jeder zu Wort kommt und das Meeting tatsächlich nach der vereinbarten Zeit beendet wird.

Dateiaustausch

Das Thema Dateiverwaltung ist ein Dauerbrenner (siehe Newsletter von 2005: Dateiverwaltung – Projekte zähmen mit Digital Asset Management.

Hier gehen heute die meisten Teams einen recht pragmatischen Weg: Sie nutzen einen Ordner, der in der Cloud liegt. Damit hat jeder von überall Zugriff. Vor allem aber bieten praktisch alle Anbieter einen Versionsverlauf. Das heißt, ich kann zur Not auch frühere Versionen wiederherstellen, wenn aus Versehen Daten gelöscht oder geändert wurden. Ich persönlich finde Dropbox am angenehmsten, aber OneDrive oder Google Drive funktionieren auch.

Screenshot Dropbox
Selbst wenn man alleine arbeitet höchst nützlich: Online-Speicher wie Dropbox bieten einen Versionsverlauf. 

Projektorganisation/Projektmanagement

Projektorganisation ist ein Thema für sich. Früher kamen hier vor allem MS Project oder OmniPlan zum Einsatz. Ergänzt wird das heute durch Tools wie Confluence oder Jira. Confluence ist mehr für Dokumenten- und Informations-Management, Freigabe und Planung. Jira ist eher Aufgaben-/Ticket-Management für die Entwicklung.

Etwas leichtgewichtiger ist z.B. Trello. Das Prinzip ist einfach: Es gibt ein so genanntes Kanban-Board, auf dem Sie Aufgaben als Karten anlegen. Diese wandern von der ganz linken Spalte Schritt für Schritt weiter nach rechts, wenn sie der jeweilige Bearbeiter verschiebt. Ein Blogpost wandert also z.B. von der Spalte „Ideenfindung“ über „Gliederung“, „1. Fassung“, „redigierte Fassung“, „fertig“ zu „veröffentlicht“. Außerdem gibt es zahllose kostenfreie Alternativen (4 open source alternatives to Trello).

Screenshot Trello
Für Trello braucht niemand eine Einführung. Das Prinzip versteht jeder auch so.

Hand-off/Übergabe der Dokumentation vom Designer zum Entwickler

Die Übergabe der Infos, wie die Seiten aussehen sollen, kann recht einfach sein, wenn es nur ein Konzept und Scribbles oder grobe Wireframes (lo-fi, low fidelity) gibt. Hat der (UX-/UI-)Designer aber mehr oder weniger pixelgenau festgelegt, wie das Layout der Seiten sein soll, dann wird es komplexer.

Wichtig ist hier, dass die Entwickler so früh wie möglich in die Konzeption einbezogen waren. Das verringert nicht nur den Kommunikationsaufwand, sondern es stellt vor allem sicher, dass nichts konzipiert wurde, was nicht oder nur höchst aufwendig umgesetzt werden kann.

Gefühlt gibt es im Bereich Dokumentation die größte Auswahl an Tools. Daher hier nochmal der Hinweis: Ich beschreibe nur, was ich persönlich kenne und gut finde. Es gibt viele Alternativen, die vielleicht sogar besser sind. Da ich immer für die einfachste Lösung bin, nutze ich Axure Cloud

Screenshot Axure Cloud Inspect
Auf Axure Cloud kann der Entwickler die Maße der Elemente ablesen. Unten rechts sieht er auch direkt den CSS-Code, den er kopieren kann.

Die Version 9 von Axure RP gibt es nun seit ein paar Wochen und mit ihr sind die neuen Funktionen der Axure Cloud hinzu gekommen. Axure ist eines von den teureren Programmen für das Erstellen von Prototypen, aus meiner Sicht bietet es aber den besten Kompromiss zwischen Einfachheit und Mächtigkeit. Man muss nicht programmieren, kann aber dennoch recht komplexe Interaktionen für Klickdummies erstellen. Das heißt, Sie können anders als mit Invision oder Sketch nicht nur die grafische Gestaltung anlegen, sondern auch komplexe Interaktivität abbilden. Das ist insbesondere für Nutzertests in frühen Projektstadien sehr wertvoll. (Wer noch Axure 8 oder früher kennt: Ästhetisch und hinsichtlich Usability ist die Version 9 ein großer Schritt nach vorn und lohnt einen erneuten Blick!)

Wenn Sie mit Sketch arbeiten, dann nutzen Sie einfach die Sketch Cloud, die ebenfalls die wichtigsten Grundfunktionen bietet. Sehr häufig sehe ich in Teams auch den Dienst Zeplin im Einsatz. Das ist sozusagen eine Online-Plattform für Sketch-Files. Aber auch Adobe XD, Photoshop und Figma werden unterstützt. Damit bekommt man ähnlich wie bei Axure Cloud auch Tools für die Vermaßung von Elementen. 

InVision ist ein Prototyping-Tool. Das heißt, Sie erstellen darin keine Designs, sondern verknüpfen bestehende zu einem Klickdummy. Diesen können Sie dann auf einer Online-Plattform anderen präsentieren und ihn kommentieren lassen. Das alles geht gut von der Hand und sieht gut aus. Ist aber nach meinem Gefühl etwas eingeschränkt, vor allem was die Möglichkeiten der Interaktion der Klickdummies betrifft. Viel mehr als der Sprung von einer Seite zur nächsten ist da nicht drin. Daher reichen mir die Möglichkeiten, die Sketch von Haus aus mitbringt. Oder ich arbeite gleich mit Axure, dann habe ich praktisch alle Freiheiten.

Interessant klingt schließlich noch indigo.design, das direkt aus Sketch Code erzeugt (Angular HTML, CSS & TypeScript). Alle genannten Dienste bieten neben dem reinen Präsentieren der Designs auch die Möglichkeit, diese direkt zu kommentieren. Das ist gerade bei verteilt arbeitenden Teams nützlich, aber generell auch als Dokumentation hilfreich.

Fazit

Soweit also meine ganz subjektive Auswahl an Tools, die Ihnen das Überleben des Projekt-Dschungels erleichtern. Aber, vergessen Sie nie: Die besten Tools sind keine Erfolgsgarantie. Erfolg haben Sie nur, wenn Sie im Team miteinander sprechen und versuchen, gut zusammenzuarbeiten.

Haben Sie weitere Tipps? Oder weitere Tools, die Sie empfehlen? Dann freue ich mich sehr über Ihre Kommentare im Blog!

Ein Gedanke zu „Kommunikation im Team – Tools & Tipps – Newsletter 2019/8“

  1. Hallo und guten Tag.

    Danke für den interessanten Beitrag.

    Ja, chaotisch kennen wir alle. Aber da helfen auch nicht irgend welche Applikationen oder Post Its. Hier geht es PROJEKTMANAGEMENT. Es ist klar zur Regeln:

    1.) Wer macht was? (Klare Aufgabenverteilung!)
    2.) Bis wann sind Aufgaben zwingend zu erledigen (Deadline, Pufferzeiten)
    3.) Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? (Budget, Menpower, Tools)
    4.) Welche Handlungsalternativen gibt es? (Plan B)
    5.) Wer berichtet an wen? (Wie und bis wann ist im Verzug oder bei Nichterfüllung zu eskalieren?
    6.) Und natürlich ein Jourfix…. in dem zyklisch alle Probleme und Statis besprochen werden.

    Das sind die Basics, die jeder berücksichtigen sollte und die für ALLE im Team verbindlich sind.

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