Wer als Selbstständiger arbeitet, der muss oft Rechnungen für die Stunden stellen, die er an einem Projekt gearbeitet hat. Und diese Zeit zu erfassen ist eines der Probleme, das noch nicht zufriedenstellend gelöst sind. Es gibt eigentlich nur Lösungen dafür, die andere Nachteile haben als andere.
Nachdem ich nun drei Jahre mit einem selbstgestrickten Excel-Formular gearbeitet habe, wollte ich mal wieder etwas Neues ausprobieren. Nach der Vorrecherche der Optionen auf dem Mac sind folgende Kandidaten übrig geblieben:
- Rescue Time
- Billings
- On the Job
- Office Time
Rescue Time
RescueTime ist etwas anders als die anderen Lösungen. Erstens vom Ansatz her, zweitens von der Umsetzung. Ausgangspunkt für das Programm ist die Beobachtung, dass man oft das Gefühl hat, die Zeit verrinnt einem zwischen den Fingern – am Abend weiß man nicht, was man eigentlich den ganzen Tag über so gemacht hat und warum es schon wieder 20 Uhr ist. Diese Frage zu beantworten hilft RescueTime. Es erfasst, was man so den ganzen Tag über treibt. Wie viel Zeit hängen Sie auf Facebook herum? Wie viel „recherchieren“ Sie auf den Sites von Tageszeitungen? Und wie viel Zeit verbringen Sie wirklich in Office, Coda oder Photoshop? Das alles weiß RescueTime, wenn Sie das Programm installieren. Es meldet alle Daten an einen Webdienst, wo Sie auch die Auswertung vornehmen.
Sie sehen also hübsche Diagramme (naja, so einigermaßen hübsch jedenfalls), die Ihnen erbarmungslos zeigen, wie produktiv Sie an einem Tag waren.
Wenn Sie diese Daten verwenden wollen, um Kunden Rechnungen zu schreiben, dann müssen Sie mühsam rekonstruieren, wann Sie für wen gearbeitet haben oder Sie führen eine eigene Liste. Oder Sie verwenden eines der anderen Programme.
Billings
Als Nächstes habe ich Billings unter die Lupe genommen. Wie der Name sagt, liegt hier der Schwerpunkt auf dem Schreiben von Rechnungen. Die Software sieht super aus und ist bei der Bedienung mein Favorit – soviel vorab.
Nur habe ich leider nicht herausbekommen, wie man die Rechnungsvorlagen anpasst. Das sollte gehen, ist auch in der Hilfe beschrieben, aber bei mir hat das nicht hingehauen. (Die Vorlagen sollten im „Library-Ordner“ liegen, aber da habe ich keine gefunden. Weder im Nutzer- noch im Systemordner. Auch eine festplattenweite Suche mit EasyFind hat nichts zutage gefördert.)
On the Job
On the Job sieht fast genauso gut aus wie Billings. Was aber besser ist: Hier wird die Zeit, die man an einer Aufgabe arbeitet, nicht einfach summiert, sondern jedes Mal, wenn man den Timer startet, gibt es einen neuen Eintrag in einer hinterlegten Liste. Und darin kann man im Nachhinein auch noch Korrekturen vornehmen. Sehr schön.
Für jeden Kunden kann man einen eigenen Mehrwertsteuer-Satz eingeben, man kann das Datumsformat auf das deutsche anpassen, aus Versatzstücken Rechnungsnummern zusammensetzen (etwas wie KundeA-01-Juni-2012-007″), ein Teil davon wird automatisch hochgezählt, so dass man die geforderten laufenden Rechnungsnummern bekommt.
Die Rechnungen lassen sich problemlos anpassen, sie lassen sich direkt drucken oder als PDF exportieren, auf Wunsch gleich an ein E-Mail angehängt.
OfficeTime
OfficeTime ist leider das hässlichste Mac-Programm (nur der Webdienst RescueTime ist noch hässlicher). Und leider ist es auch etwas unübersichtlich, weil es nicht wie die anderen Kandidaten eine Seitenleiste mit allen Projekten hat. Man kann zwar mehrere Fenster öffnen, was schön ist, aber das muss man dann von Hand für jedes Projekt machen, da ist der Bildschirm schnell voll.
Was aber super ist: Die Auswertung der Arbeitszeit funktioniert perfekt. Man kann sich Statistiken anzeigen lassen, wie viel man an welchem Projekt man heute/gestern/diese Woche/diesen Monat usw. gearbeitet hat. Oder mit welchen Arten von Tätigkeiten man wie viel Zeit verbracht hat. Das ist prima für alle, die eine solche Übersicht wollen – das geht in dieselbe Richtung wie RescueTime.
Fazit
Von den Statistik-Möglichkeiten her hat mir OfficeTime am besten gefallen. Aber realistischerweise ist die Auswertung eine Funktion, die ich nur alle paar Monate nutzen würde, wenn überhaupt. Und von der Benutzeroberfläche her hat mich das Programm dann etwas abgeschreckt.
Generell den besten Eindruck gemacht hat Billings. Da ich aber hier mit den Rechnungsvorlagen nicht zurecht gekommen bin, habe ich mich für On the Job entschieden. Da geht das Anpassen der Vorlagen sehr gut. Außerdem gefällt mir die Auflistung der jeweiligen Arbeitsstunden einer Sitzung mit Änderungsmöglichkeiteit.
Links
www.rescuetime.com
RescueTime, kostenlos in der Basisverion
www.marketcircle.com/billings
Billings, 39€
http://stuntsoftware.com/onthejob
On the Job, 40$
www.officetime.net
OfficeTime, 37€; 6€ für die iPhone-Vollversion, Lite-iPhone-Version kostenlos
Ein Freund von mir hat https://www.timtimer.at entwickelt. TimTimer ist eine kostenlose Online-Software für Selbstständige, mit der sich ganz einfach Arbeitszeiten aufzeichnen lassen. Vielleicht könnte man das Programm auch noch in die Liste aufnehmen, der Vollständigkeit halber? Ansonsten ein sehr informativer Artikel =).