Jens Jacobsen (benutzerfreund) bei Google+
OmniFocus – viel Arbeit mit der Arbeit
Wie man seine Arbeit in den Griff bekommt, das ist Thema unzähliger Bücher, Blogs und Seminare.
Nicht selten trifft man Menschen, die sind völlig überzeugt von einer Methode, einem Web-Dienst oder einer Software. Fragt man ein paar Monate später, haben sie sich davon abgekehrt und sind völlig überzeugt von etwas Neuem.
Mein persönliches Fazit: Gerade wer viele Projekte parallel im Griff behalten muss, der wird damit immer kämpfen. “Die” richtige Lösung dafür gibt es nicht. Aber es gibt immer wieder ein paar Sachen, die die ungeliebte Aufgabe der Projektorganisation, to-do-Listen-Verwaltung und Priorisierung etwas angenehmer machen.
Seit einigen Jahren mittlerweile nutze ich OmniFocus, ein recht komplexes Programm, dass es ursprünglich nur für Mac gab. Inzwischen gibt es auch Versionen für iPhone und iPad. Die iPhone-Version habe ich mir gekauft, als sie herauskam und sie ist gut gemacht. Aber ich persönlich nutze sie nur, um schnell mal eine Aufgabe einzutragen, wenn ich unterwegs bin oder um etwas nachzusehen. Für ernsthaftes Arbeiten mit meinen leider immer ellenlangen to-do-Listen ist das nicht geeignet.
Lange habe ich mich vor der zusätzlichen Ausgabe von 36 Euro für die iPad-Version gescheut. Doch nun habe ich das Geld investiert, und ich muss sagen, es ist hervorragend investiert.
Mit OmniFocus auf dem iPad macht Aufgaben planen fast schon Spaß.
Die iPad-Version ist elegant gestaltet und gut durchdacht. Man merkt, dass hier Monate für ausführliche Nutzertests genutzt wurden. Natürlich habe ich mich sicher auch leicht getan mit der Einarbeitung, weil ich das Programm für den Mac kenne. Aber auch wer es nicht kennt, wird schnell loslegen können. Um das Potenzial des Programmes voll zu nutzen sollte man aber schon ein paar Stunden opfern und damit herumspielen und ein paar Tipps lesen.
Wer die GTD-Methode (getting things done, siehe Wikipedia) anwendet, für den ist OmniFocus fast ein Pflichtkauf. Und alle anderen sollten zumindest mal einen Blick darauf werfen.
Und wer sparen will, der kauft nur die iPad-Version, die Mac-Version braucht es dann eigentlich nicht unbedingt. Nur für das schnelle Einkopieren von Notizen, Links etc. ist es praktisch, OmniFocus auch auf dem Desktop laufen zu haben.
Eine ausführliche Beschreibung der Funktionen: OmniFocus for iPad Reinvented My GTD Workflow
Die Infos beim Hersteller: OmniFocus for iPad
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Animierte Präsentationen erstellen – Prezi & Co
Eine Präsentation mit impress.js
Es gibt inzwischen aber auch einige Tools, die Ähnliches bieten. Sie haben den großen Vorteil, dass man nicht an einen Dienst gebunden ist – sollte der Anbieter pleite gehen, hat man immer noch seine Präsentationen auf seinem eigenen Server/Computer.
Und impress.js hat außerdem 3D-Animationen, was Prezi zumindest derzeit nicht bietet. Der Name deutet es an: impress.js ist eine JavaScript-Bibliothek. Sie sorgt für die Animation der Inhalte, die man mit HTML und CSS erstellt. Das Ganze ist also für Menschen, die sich mit diesen Techniken wohl fühlen, ein visuelles Werkzeug gibt es nicht.
Die Quelldateien gibt es hier: https://github.com/bartaz/impress.js
Den gleichen Ansatz hat RVL.IO. Dafür gibt es allerdings einen Editor. Die Animationen gefallen mir hier aber nicht ganz so gut wie bei impress.js, RVL.IO wirkt mehr wie klassisches Powerpoint.
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Adobe weiter auf dem Weg weg von Flash
Der Hersteller des Programms Flash, Adobe, hat einige Programme vorgestellt, die zeigen, dass das Unternehmen voll auf HTML5 setzt:
Unter dem Namen Edge Tools & Services sind unter anderem die Programme Animate, Brackets und Shadow zusammengefasst.
Bei heise finden Sie eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Fakten, bei Adobe können Sie die Programme ausprobieren (Download ging bei mir nicht in Safari, nur in Firefox).
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Zeiterfassung für Selbstständige
Wer als Selbstständiger arbeitet, der muss oft Rechnungen für die Stunden stellen, die er an einem Projekt gearbeitet hat. Und diese Zeit zu erfassen ist eines der Probleme, das noch nicht zufriedenstellend gelöst sind. Es gibt eigentlich nur Lösungen dafür, die andere Nachteile haben als andere.
Nachdem ich nun drei Jahre mit einem selbstgestrickten Excel-Formular gearbeitet habe, wollte ich mal wieder etwas Neues ausprobieren. Nach der Vorrecherche der Optionen auf dem Mac sind folgende Kandidaten übrig geblieben:
- Rescue Time
- Billings
- On the Job
- Office Time
Rescue Time
RescueTime ist etwas anders als die anderen Lösungen. Erstens vom Ansatz her, zweitens von der Umsetzung. Ausgangspunkt für das Programm ist die Beobachtung, dass man oft das Gefühl hat, die Zeit verrinnt einem zwischen den Fingern – am Abend weiß man nicht, was man eigentlich den ganzen Tag über so gemacht hat und warum es schon wieder 20 Uhr ist. Diese Frage zu beantworten hilft RescueTime. Es erfasst, was man so den ganzen Tag über treibt. Wie viel Zeit hängen Sie auf Facebook herum? Wie viel “recherchieren” Sie auf den Sites von Tageszeitungen? Und wie viel Zeit verbringen Sie wirklich in Office, Coda oder Photoshop? Das alles weiß RescueTime, wenn Sie das Programm installieren. Es meldet alle Daten an einen Webdienst, wo Sie auch die Auswertung vornehmen.
Die Produktivitätsübersicht von RescueTime
Sie sehen also hübsche Diagramme (naja, so einigermaßen hübsch jedenfalls), die Ihnen erbarmungslos zeigen, wie produktiv Sie an einem Tag waren.
Wenn Sie diese Daten verwenden wollen, um Kunden Rechnungen zu schreiben, dann müssen Sie mühsam rekonstruieren, wann Sie für wen gearbeitet haben oder Sie führen eine eigene Liste. Oder Sie verwenden eines der anderen Programme.
Billings
Als Nächstes habe ich Billings unter die Lupe genommen. Wie der Name sagt, liegt hier der Schwerpunkt auf dem Schreiben von Rechnungen. Die Software sieht super aus und ist bei der Bedienung mein Favorit – soviel vorab.
Der Kunden-Bereich von Billings.
Nur habe ich leider nicht herausbekommen, wie man die Rechnungsvorlagen anpasst. Das sollte gehen, ist auch in der Hilfe beschrieben, aber bei mir hat das nicht hingehauen. (Die Vorlagen sollten im “Library-Ordner” liegen, aber da habe ich keine gefunden. Weder im Nutzer- noch im Systemordner. Auch eine festplattenweite Suche mit EasyFind hat nichts zutage gefördert.)
On the Job
Jedes Mal, wenn man den Timer bei On the Job startet, wir ein neuer Eintrag erstellt. Diese lassen sich jederzeit korrigieren.
On the Job sieht fast genauso gut aus wie Billings. Was aber besser ist: Hier wird die Zeit, die man an einer Aufgabe arbeitet, nicht einfach summiert, sondern jedes Mal, wenn man den Timer startet, gibt es einen neuen Eintrag in einer hinterlegten Liste. Und darin kann man im Nachhinein auch noch Korrekturen vornehmen. Sehr schön.
Für jeden Kunden kann man einen eigenen Mehrwertsteuer-Satz eingeben, man kann das Datumsformat auf das deutsche anpassen, aus Versatzstücken Rechnungsnummern zusammensetzen (etwas wie KundeA-01-Juni-2012-007″), ein Teil davon wird automatisch hochgezählt, so dass man die geforderten laufenden Rechnungsnummern bekommt.
Die Rechnungen lassen sich problemlos anpassen, sie lassen sich direkt drucken oder als PDF exportieren, auf Wunsch gleich an ein E-Mail angehängt.
OfficeTime
Die Oberfläche von OfficeTime wirkt etwas altbacken und ist in der täglichen Arbeit wenig praktisch.
OfficeTime ist leider das hässlichste Mac-Programm (nur der Webdienst RescueTime ist noch hässlicher). Und leider ist es auch etwas unübersichtlich, weil es nicht wie die anderen Kandidaten eine Seitenleiste mit allen Projekten hat. Man kann zwar mehrere Fenster öffnen, was schön ist, aber das muss man dann von Hand für jedes Projekt machen, da ist der Bildschirm schnell voll.
Was aber super ist: Die Auswertung der Arbeitszeit funktioniert perfekt. Man kann sich Statistiken anzeigen lassen, wie viel man an welchem Projekt man heute/gestern/diese Woche/diesen Monat usw. gearbeitet hat. Oder mit welchen Arten von Tätigkeiten man wie viel Zeit verbracht hat. Das ist prima für alle, die eine solche Übersicht wollen – das geht in dieselbe Richtung wie RescueTime.
OfficeTime bietet hervorragende Auswertungs-Tools, auch über Projekte hinweg. Die Voreinstellungen hier sind gut durchdacht.
Fazit
Von den Statistik-Möglichkeiten her hat mir OfficeTime am besten gefallen. Aber realistischerweise ist die Auswertung eine Funktion, die ich nur alle paar Monate nutzen würde, wenn überhaupt. Und von der Benutzeroberfläche her hat mich das Programm dann etwas abgeschreckt.
Generell den besten Eindruck gemacht hat Billings. Da ich aber hier mit den Rechnungsvorlagen nicht zurecht gekommen bin, habe ich mich für On the Job entschieden. Da geht das Anpassen der Vorlagen sehr gut. Außerdem gefällt mir die Auflistung der jeweiligen Arbeitsstunden einer Sitzung mit Änderungsmöglichkeiteit.
Links
www.rescuetime.com
RescueTime, kostenlos in der Basisverion
www.marketcircle.com/billings
Billings, 39€
http://stuntsoftware.com/onthejob
On the Job, 40$
www.officetime.net
OfficeTime, 37€; 6€ für die iPhone-Vollversion, Lite-iPhone-Version kostenlos
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Online Projektmanagement & Aufgaben-Manager Asana
Beschleicht Sie nicht auch öfter das Gefühl, dass Ihr eigenes Projektmanagement besser sein könnte? Dass man seine anstehenden Aufgaben nicht irgendwie sinnvoller ordnen und priorisieren könnte? Dann sehen Sie sich sicher ebenso wie ich gern Lösungen an, die hier Hilfe versprechen.
Eine solche ist Asana. Dieser Webdienst will nicht nur ein bisschen helfen, sondern Ihr gesamtes To-Do-Management übernehmen. Das fand ich ersteinmal ganz schön dreist. Ich war skeptisch, aber ich muss sagen, ich bin schwer beeindruckt. Die Leute, die das machen, machen das richtig gut.
Im System sollen Sie Ihre gesamten Aufgaben eintragen. Getting-Things-Done (GTD)-Freunde können hier ihr Aufgabenmanagement-System abbilden, man kann sie in Projekte ordnen, Fälligkeiten festlegen, sie für heute priorisieren und Vieles mehr.
Die Aufgaben können Sie auch sehr bequem delegieren. Sie können dann weiter verfolgen, ob derjenige, dem Sie die aufgebürdet haben, diese auch erledigt. Und Sie können direkt im System darüber kommunizieren. Die Kommentarfunktion ist prima, die habe ich so noch in keinem anderen System gesehen.
Das Projektmanagement-Tool Asana in Aktion
Die Daten vertrauen Sie dabei natürlich einem Dienstleister an, und Sie sind darauf angewiesen, dass dieser immer verfügbar ist. Für das mobile Verteilen von Aufgaben gibt es eine iPhone-Version.
Der Dienst ist so flexibel, dass man damit seine persönliche Einkaufsliste verwalten kann oder ein mehrmonatiges Website-Projekt mit 29 Kollegen.
Testen kostet nichts, und, noch besser: das Benutzen auch nicht. Bis zu 30 (!) Menschen können hier bei einem Projekt kostenlos zusammenarbeiten. Nur wenn es mehr werden, müssen Sie einen monatlichen Beitrag zahlen.
Ich persönlich bleibe aber zunächst bei OmniFocus – allein die Vorstellung, alle Aufgaben und Projekte von dort zu Asana zu übertragen macht mir graue Haare. Das ist eine Aufgabe, die ich vielleicht delegieren sollte 
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HTML-Dateien bearbeiten mit Stil – Coda
Wer selbst auch nur gelegentlich Änderungen an Quelltexten macht, der tut sich selbst einen Gefallen, wenn er dazu ordentliche Software nutzt. Wenn man das jeden Tag macht, rechnet sich das allen vom Produktivitätsgewinn her. Macht man es alle paar Wochen, dann lohnt es sich, weil man nicht immer ewig suchen muss, bis man gefunden hat, was man braucht.
Coda 2
Allen, die auf dem Mac arbeiten, dem kann ich persönlich Coda sehr ans Herz legen. Version 1 habe ich schon lange genutzt, und nun ist Coda 2 erschienen. Die Software ist einfach von vorne bis hinten gut durchdacht, funktioniert intuitiv und ist schön anzusehen.
Der Datei-Browser von Coda 2
Eingebaut ist ein FTP-Client, so dass man eigentlich keine anderen Programme mehr braucht, um seine Website zu pflegen. Und, neu in Version 2: Ein mySQL-Client. Damit kann man endlich komfortabel Datenbanken bearbeiten. Das brauchen die meisten nicht oft, aber wer zum Beispiel in einer WordPress-Datenbank mal etwas korrigieren muss, der wird sich schon sehr drüber freuen.
Der Editor von Coda 2 mit praktischen Element-Links im rechten Fenster.
Diet Coda
Gleichzeitig mit Coda 2 für Mac ist Diet Coda erschienen, der Coda-Klon für das iPad. Die Software ist fast noch beeindruckender. Sie bietet einen leistungsfähigen Editor für Websites unterwegs. Damit kann man neue Dateien erstellen, bestehende bearbeiten, verschieben, löschen etc. – praktisch alles, was man mit Dateien tun können muss.
Der Browser von Diet Coda
Wer wie ich einmal im Urlaub festgestellt hat, dass es ein Problem mit der Website gibt, der wird sich genau so eine Anwendung wünschen.
Eine beeindruckende Zusatzfunktion: “AirPreview”. Das ist ein unscheinbarer Button von Coda 2 auf dem Mac. Klickt man diesen, koppelt sich Coda 2 mit Diet Coda und zeigt die gerade geöffnete Seite als Vorschau auf dem iPad an.
Links
Coda 2
Infos beim Hersteller mit Link zum AppStore oder zum direkten Kaufen. Kosten derzeit 75 Dollar (ca. 60 Euro), demnächst 99 (80 Euro).
Diet Coda
Infos beim Hersteller mit Link zum AppStore. Kosten 16 Euro.
Textastic
Eine weiterer Code-Editor fürs iPad, auch schön, aber eben nicht ganz so schön wie Diet Coda, finde ich. Dafür kostet er auch nur 8 Euro.
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